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Service für Pfarreien: Registratur und Archiv

Immer wieder stehen die Verantwortlichen in den Pfarreien vor der Herausforderung, sich mit Schriftgutverwaltung und Altakten beschäftigen zu müssen, etwa wenn ein Pfarrhaus geräumt werden muss, Pfarreien fusionieren, Personalwechsel bevorstehen oder schlicht die Regale im Pfarrbüro übervoll sind.

Nicht alle Unterlagen, die im Dienstbetrieb einer Pfarrei entstehen, müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Ebenso wenig dürfen jedoch alle nicht mehr genutzten Akten vernichtet werden. Das für die Rechtssicherheit und die Dokumentation der Pfarrgeschichte wichtige Schriftgut muss identifiziert und auf Dauer gesichert werden. Hierbei sowie bei allen weiteren Fragen rund um Schriftgutverwaltung, Altakten und Pfarrarchiv unterstützt Sie das Diözesanarchiv gerne.

Eine Übersicht über die bisher im Diözesanarchiv deponierten Pfarrarchive finden Sie unter Archivsuche | Archive in Nordrhein Westfalen | , die Digitalisate der öffentlich zugänglichen Kirchenbücher unter Bestände | Matricula Online .

Hier finden Sie einige Informationen und Formulare, die Ihnen die Kontaktaufnahme erleichtern und möglicherweise die ein oder andere Frage bereits beantworten können.

Bei sämtlichen Fragen rund um das Pfarrarchiv steht Ihnen das Diözesanarchiv gerne zur Seite:

Ansprechparnerin: Katharina Amfalder

Telefon:0241 / 452-231
E-Mail:

FAQ Service Pfarreien

Bei der Lagerung der Unterlagen in der Pfarrei gilt es einige Punkte zu beachten, um Schäden am Schrift- und Dokumentationsgut zu verhindern.

  • Keine Unterbringung in Kellerräumen, da diese bei Starkregen oder Hochwasser geflutet werden können (auch wenn keine Flüsse oder Gewässer in der Nähe sind). Es sollten auch keine (sichtbaren) Wasserrohre durch den Raum führen.

  • Es sollte sich um einen trockenen Raum (relative Luftfeuchte ca. 50 %) handeln, denn ab 60 % besteht die große Gefahr der Schimmelbildung. Die Nutzung einer Heizung sorgt für möglichst wenig Temperaturschwankungen (im Idealfall 16 – 18°C, Toleranzbereich zwischen 12°C im Winter und 25°C im Sommer).

  • Der Raum sollte ausschließlich für die Lagerung von Schriftgut genutzt werden. Die Brandgefahr steigt, wenn dort andere Gegenstände gelagert werden.

  • Der Raum sollte eine abgeschlossene Brandschutztür sowie einen Brand- und Rauchmelder haben.

  • Der Raum sollte über einen Leuchtkörper sowie einen Tisch und Stuhl verfügen, die ein kurzes Nachschlagen vor Ort ermöglichen.

  • Der Zutritt darf aus Datenschutzgründen nur autorisierten Personen gestattet werden. Daher sollte sich auch der Kopierer nicht dort befinden.

  • Die Unterbringung des Schriftguts sollte entweder in Stahlschränken (Achtung: mindestens einmal im Monat die Schränke für eine Stunde öffnen, um einen Luftaustausch zu ermöglichen) oder in Stahlregalen erfolgen. Bei der Lagerung in offenen Regalen muss zusätzlich ein Sonnenschutz an den Fenstern (Jalousien) angebracht und die Aktenorder zum Schutz vor Staub und Beschädigungen in beschriftete Kartons umgepackt werden.

  • Beim Bestücken der Regale und Schränke ist darauf zu achten, dass in den beiden untersten Fächern nur Unterlagen verwahrt werden, die nicht auf Dauer archivwürdig sind (z. B. Belege, Spendenbescheinigungen, Gottesdienstordnungen), da so bei trotz aller Vorsichtsmaßnahmen passierenden Wassereinbrüchen die Schäden geringer gehalten werden können.

  • Es sollten kein Schriftgut und keine Fotos langfristig in Prospekthüllen gelagert werden, da diese die Bildung von Wasserblasen und die Ablösung von Laserdrucken begünstigen.

Oberstes Ziel ist die Erhaltung und der Schutz der wertvollen Originale, die in den Pfarreien überliefert sind. Das Diözesanarchiv möchte die Bestände der Pfarreien vor Verlust durch Unachtsamkeit, mögliche Schäden durch Wassereinwirkung, Brand oder Verfall durch ungeeignete Lagerung und Unterbringung schützen.

Die Deponierung der Unterlagen im Diözesanarchiv hat für die Pfarrei einige Vorteile:

  • Klimatisierte und alarmgesicherte Unterbringung in einem modernen Archivgebäude, das auf die Bedürfnisse des Archivguts abgestimmt ist

  • Entlastung der Mitarbeitenden vor Ort von allen Archivaufgaben (insbesondere Bewertung, Erschließung, Bereitstellung zur Nutzung, Beantwortung von Anfragen)

  • Der Platzbedarf für Schriftgut vor Ort sinkt

  • Übernahme der Kosten für die Erschließung, ggf. Restaurierung und teilweise Digitalisierung des Archivguts durch das Diözesanarchiv

Vor einem Besuch des Diözesanarchivs stellen Sie bitte sicher, dass Sie wissen, wo sich sämtliche Unterlagen befinden. Sorgen Sie dafür, dass alle Räume und Schränke zugänglich und alle Schlüssel vorhanden sind.

Bei der Bewertung ist es hilfreich, wenn am Anfang des Termins jemand anwesend ist, der sich mit dem Bestand auskennt (z. B. ein Mitglied des Kirchenvorstandes oder ehrenamtlicher Archivpfleger). Danach wird die Bewertung des Schriftguts nach archivfachlichen Kriterien durch das Diözesanarchiv vorgenommen. Hierbei muss kein Vertreter der Pfarrei anwesend sein.

Um zu verhindern, dass möglicherweise rechtlich oder historisch relevante Unterlagen vernichtet werden, führt das Diözesanarchiv die Bewertung in den Pfarreien nach archivfachlichen Kriterien durch. Das Schriftgut wird in der Regel eingeteilt in die Kategorien

  • Muss in der Pfarrei verbleiben (in der Regel Fristakten)

  • Soll dauerhaft sicher und fachgerecht im Diözesanarchiv aufbewahrt werden

  • Kann unter Beachtung des Datenschutzes vernichtet werden.

Wenn Sie sich für eine Unterbringung des Pfarrarchivs im Diözesanarchiv entscheiden, erfolgt vorab ein Bewertungsbesuch in der Pfarrei.

Der Kirchenvorstand muss – möglichst vor dem Besuch – einen Beschluss über die Unterbringung des Pfarrarchivs im Diözesanarchiv fassen, anschließend wird ein Depositalvertrag zwischen der Pfarrei und dem Diözesanarchiv geschlossen, der von zwei Mitgliedern des Kirchenvorstandes unterzeichnet wird.

Für den Transport der Unterlagen nach Aachen ist die Pfarrei verantwortlich, hierzu ist ein Termin abzustimmen.

Die Pfarrei bleibt auch nach der Deponierung des Pfarrarchivs im Diözesanarchiv die Eigentümerin ihrer Unterlagen.

Nein. Die kirchenrechtlichen Bestimmungen erlauben kein Entfernen des Pfarrarchivs aus der Obhut der Kirche, daher ist das Pfarrarchiv entweder in der Pfarrei selbst aufzubewahren und zu pflegen oder als Depositum an das Diözesanarchiv abzugeben. Eine Abgabe an kommunale oder andere Stellen ist ausdrücklich untersagt.

Die Einsicht in Archivgut kann nur erfolgen, wenn dieses benutzbar ist. Das bedeutet nicht nur, dass sämtliche Schutzfristen abgelaufen sein müssen, sondern auch, dass die Archivalien in einem Zustand sind, der die Nutzung erlaubt.

Die Nutzung ist ganz oder für Teile des Archivguts zu versagen, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden könnten, der Erhaltungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt, eine Vorschrift über Geheimhaltung verletzt würde, ein nicht vertretbarer Aufwand entstehen würde oder Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Kirche gefährdet würde.

Die Einsichtnahme in Archivgut und Kirchenbücher vor Ort erfordert einen geeigneten Arbeitsplatz, der von einer Aufsichtsperson eingesehen werden kann.

Die Einsicht in die Kirchenbücher darf nur unter Beachtung der Schutzfristen zum Schutz der personenbezogenen Daten erfolgen. Die Schutzfristen berechnen sich immer nach dem jüngsten Eintrag eines Kirchenbuchs. Die Schutzfristen betragen

  • bei Taufbüchern 120 Jahre,
  • bei Erstkommunions- und Firmbüchern 110 Jahre,
  • bei Trauungsbüchern 100 Jahre,
  • bei Sterbebüchern 40 Jahre (Auskunftserteilung) / 100 Jahre (Einsichtnahme).

Da Sterbebücher auch nach Ablauf der Schutzfrist von 40 Jahren noch schützenswerte Angaben über Dritte enthalten können, soll bei Bänden, deren Schlussdatum weniger als 100 Jahre zurückliegt, die Benutzung nicht durch Vorlage des kompletten Bandes, sondern durch schriftliche Auskunft auf Anfrage erfolgen.

Die Kirchenbücher sind oft der meistgenutzte Bestandteil eines Pfarrarchivs. Durch die häufige Nutzung werden sie besonders beansprucht. Zum Schutz der wertvollen Originale bietet das Diözesanarchiv als Serviceleistung die Digitalisierung von Kirchenbüchern an, wenn diese im Diözesanarchiv deponiert werden. Das Diözesanarchiv erledigt auch die Onlinestellung der Kirchenbücher, die nicht mehr unter Schutzfrist liegen, bei Bestände | Matricula Online und bietet damit Genealogen und Genealoginnen die Möglichkeit, selbständig in den Kirchenbüchern zu recherchieren.

 

  • Persönliche Schutzausrüstung anlegen (Mund-Nasen-Schutz, Handschuhe etc.)

  • Schäden fotografisch oder per Video erfassen

  • Kontakt zum Diözesanarchiv aufnehmen

  • Nasses Archivgut muss möglichst direkt eingefroren werden, um weitere Schäden zu verhindern. Bitte wenden Sie sich für Unterstützung an das Diözesanarchiv

  • Luftfeuchte im Raum kontrollieren (ab 60 % erhöhtes Risiko für Schimmelbildung) und für Luftaustausch bzw. Luftzirkulation sorgen

  • Akut gefährdetes Schriftgut schützen, z. B. durch Abdecken mit Planen

  • Wenn erhöhte Luftfeuchtigkeit herrscht und nicht reduziert werden kann, trockenes Schriftgut auslagern

  • Bei der Bergung des Archivguts die Statik der Regale berücksichtigen und ggf. von oben nach unten ausräumen

  • Nicht mehr benötigte oder wiederbeschaffbare Unterlagen aussondern

  • Kontakt ggf. zum Gebäudemanagement und zur Versicherung aufnehmen

 

Die häufigste Ursache für Schimmelbildung ist ein plötzlicher Anstieg der relativen Luftfeuchte auf über 60 %. Schimmelpilze beeinträchtigen nachhaltig die Stabilität und Lesbarkeit von Archivgut und stellen ein Gesundheitsrisiko für den Menschen dar.

  • Auf den eigenen Gesundheitsschutz achten (Mund-Nasen-Schutz, Handschuhe)

  • Kontakt zum Diözesanarchiv aufnehmen

  • Betroffene Akten isolieren, diese müssen gereinigt werden

  • Gründliche Reinigung der Räume und Einrichtungsgegenstände

  • Vor der weiteren Einlagerung von Schriftgut muss sich das Klima stabilisiert haben

  • Die Ursache für die erhöhte Luftfeuchtigkeit ist zu klären und zu beseitigen

  • Luftfeuchte im Raum permanent kontrollieren (ab 60 % erhöhtes Risiko für weitere Schimmelbildung)

 

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